Срещите в офиса са неизменна част от графика на всеки служител. Независимо дали са присъствени или се провеждат онлайн, всеки един от нас „влиза“ на среща поне веднъж на ден. Всъщност вероятността да четете тази статия докато сте в среща е голяма – между 35% и 50% сочи проучване, проведено в края на 2020 година. Обяснението зад този висок процент е, че годишно времето на служители, прекарано в срещи, се покачва средно с 8% – 10%.
Колко често графикът ни е запълнен със срещи обаче не значи, че те помагат да вършим работата си по-добре. Казано по друг начин – количеството невинаги води до качество. Според проучвания от 2020 година на големи компании като Doodle и ReadyTalk , които осигуряват условия за онлайн работни срещи, 47% от служители, взели участие в анкетите, считат срещите за загуба на време, а 45% намират за ненужно те да се състоят толкова често. Друга анкета – направена за Harvard Business Review, разкрива, че не само служителите, но и мениджърите намират срещите в офиса за неефективни и непродуктивни (71%).
Оказва се, че главната причина служители и мениджъри да не намират работните срещи за ефикасни, е липсата на обучения и знания как да водят такива. За щастие има няколко стъпки, с които да подобрите уменията си за водене на работни срещи, които ще покачат и нивото на ефективност.
Подгответе се
Макар и да звучи тривиално, добрата подготовката е често подценявана, особено когато стане дума за работни срещи. Голяма част от мениджърите и служителите не намират за нужно да планират хода на срещата. Поради това те обикновено са хаотични, без ясна цел и отнемат твърде много време. За да избегнете подобен резултат, е добре да помислите каква е целта на събирането и как да я постигнете. Така ще придобиете ясна представа какво трябва да бъде обсъдено и какво можете да пропуснете.
Друга причина защо тази стъпка е важна е фактът, по този начин Вие демонстрирате сериозно отношение към срещата. Показвайки, че това не е „поредното“ събиране, Вие успявате да повлияете положително на Вашите колеги те също да бъдат подготвени.
Внимателно селектирайте присъстващите
За да избегнете или поне намалите вероятността срещата Ви да бъде безрезултатна е необходимо внимателно да прецените кои служители наистина могат да допринесат за нейната ефективност. Присъствието на голям брой хора невинаги води до добри резултати, включително и в случая на събиранията по работа. Според консултанта по ефективност и автор на няколко бестселъра Пол Акстел, за да може една офис среща да е успешна, броят присъстващи не трябва да надвишава 8 човека.
Предварително дайте информация за срещата
Запознаването на присъстващите с целта на срещата е следващата съществена стъпка. Уведомявайки служителите какви теми ще бъдат разгледани на дневен ред и изпращайки им подходящите материали, с които да се запознаят преди срещата, е важно условие, за да бъде тя продуктивна. В противен случай рискувате да водите среща, с която само Вие сте наясно.
Дайте възможност на всички присъстващи да участват
Тази стъпка е донякъде свързана с предишните. Когато подберете присъстващите внимателно спрямо естеството на събирането в офиса и ги информирате предварително относно него, вие увеличавате шансовете всички да изкажат мнение и да могат да дадат своите идеи.
Тук е важно да споменем, че предоставяйки възможност на своите служители за изява, мениджърите спомагат успешното развитие на компанията. Това се дължи на факта, че когато хората се чувстват като част от екипа и бизнеса, те са вършат задълженията си с много по-голямо желание и отдаденост. Имайки предвид това, добра практика е да изслушвате хората в екипа Ви и да им благодарите за изказаното мнение.
Записвайте срещите
Мениджърите често забравят, че краят на едно събиране в офиса всъщност не настъпва с разотиването на служителите. Дори срещата да мине както трябва и да изглежда сякаш всеки е запомнил какви задачи го очакват след нея, е добре да направите писмен документ. Така всеки ще знае какво наистина се очаква от него, кога са крайните срокове за изпълнение и всички детайли около работата.
Надяваме се, че посочените по-горе съвети ще Ви бъдат от полза при следващата офис среща. Ако имате нужда от още полезни напътствия, не се колебайте да се свържете с нас на [email protected] или +359 896 719 324. Екипът на Top Skills Recruitment е винаги насреща с ценна информация и отлични предложения за работа! Отворените ни позиции можете да разгледате ТУК.
